График документооборота в подрядной строительной организации: практический подход - Организация строительства - Каталог статей - Электронная библиотека сметчика
 Вторник, 2016-12-06, 10:47 PM Регистрация | Вход |
Электронная библиотека сметчика
 ГЛАВНАЯ ФАЙЛЫ СТАТЬИ ПРИМЕРЫ СМЕТ ИНДЕКСЫ ТТК ППР ТИПОВЫЕ СЕРИИ ФОРУМ · RSS

Информация:

В закладки:

Рейтинг@Mail.ru


 Каталог статей
Главная » Статьи » Организация строительства

График документооборота в подрядной строительной организации: практический подход


"Строительство: налогообложение, бухучет", N 2, 2004

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПОДРЯДНОЙ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ПРАКТИЧЕСКИЙ ПОДХОД

Обязательность составления графика документооборота предусмотрена п.3 ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 30.06.2003). К сожалению, в реальной жизни главный бухгалтер не всегда может его предъявить. Причины этого явления различны, а последствия выражаются не столько в нарушении законодательства и возможности наказания, сколько в нежелании или неумении его разработать.

Наличие или отсутствие схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля и, как следствие, успешной работы строительной фирмы.

Составление графика документооборота полезно начинать с изучения нормативных документов. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Такой порядок подтвержден и ст.6 Закона о бухгалтерском учете.

Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", являясь документом второго уровня системы нормативного регулирования отечественного учета, предусматривает обязательное утверждение графика документооборота в приказе по учетной политике организации (п.5 ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н).

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать разработанным на предприятии должностным инструкциям (если они разработаны). Заметим, что эти внутренние документы взаимодополняют друг друга и также влияют на качество составления и сроки представления бухгалтерской отчетности.

Различают два вида графиков документооборота, каждый из которых используется для определенных целей:

в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием сроков и ответственных исполнителей (статический);

в виде схемы (динамический).

Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа в коммерческой организации, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждой коммерческой фирмы. Однако статические графики документооборота позволяют определять общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

В статическом графике документооборота можно выделить семь основных этапов обращения каждого документа:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка бухгалтером принятых документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов);

4) проверка принятых документов бухгалтером по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

5) арифметическая проверка первичного документа;

6) обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа:

таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

7) сдача и оформление документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете приведен пример статического графика документооборота. График включает четыре раздела: создание документа, проверка документа, обработка документа, передача документа в архив. Каждый раздел содержит специфические рубрики: в первом указываются количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения; во втором ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления; в третьем исполнитель и срок исполнения; в четвертом исполнитель и срок передачи.

Наиболее оптимальный, по мнению авторов, статистический график документооборота для подрядной строительной организации приведен в приложении.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС-6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но не будет указана в динамическом графике.

Сущность динамического графика документооборота представлена в виде образца приказа условной подрядной строительной организации. В ее руководство входят:

генеральный директор, осуществляющий общее управление строительной фирмой;

заместитель генерального директора, ответственный непосредственно за организацию строительного процесса;

исполнительный директор, занимающийся организационной работой в подрядной строительной организации (кадры, снабжение и т.п.);

главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет;

прорабы строительных участков, осуществляющие помимо основных обязанностей по руководству рабочими, учет материально-производственных запасов, поступающих на строительные объекты.

Образец приказа

ООО "N"

Приказ N 05 от 31 декабря 2003 г.

Приказываю:

Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику.

1. Заместитель генерального директора:

до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором подрядные договоры с заказчиками и генподрядчиками, а также с субподрядчиками;

до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру подписанные Акты о приемке выполненных работ формы N КС-2 и Справки о стоимости выполненных работ и затрат формы N КС-3;

до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру утвержденные подрядные договора;

2. Исполнительный директор:

ежедневно сдает генеральному директору на визирование полученные счета по приобретению материально-производственных ресурсов; еженедельно сдает генеральному директору отчет о работе фирмы;

до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором договоры и контракты с поставщиками строительных материалов и оборудования, трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и другие документы;

до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца.

3. Главный бухгалтер:

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об уплаченных налогах;

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о налоговых платежах, необходимых к уплате в следующем отчетном периоде;

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о выданных подотчетных суммах;

до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств в кассе фирмы;

до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств на расчетном счете.

4. Прораб:

ежедневно сдает исполнительному директору заявки на приобретение необходимых строительных материалов, инструментов, хозяйственного инвентаря;

еженедельно сдает генеральному директору отчет о результатах строительного процесса;

до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени;

до 5-го числа каждого месяца сдает в производственно-технический отдел форму N М-29, а в бухгалтерию - материальный отчет.

Исполнители (прорабы, мастера, табельщики, работники бухгалтерии, снабжения, кладовщики, подотчетные лица и др.), получив выписку из графика документооборота, создают и представляют документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем строительной организации, но и является одним из доказательств наличия (отсутствия) системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления строительным бизнесом.

Статический график документооборота первичных учетных документов в подрядной строительной организации


Т.Ф.Пупшис
К. э. н., проф.
Международный университет
Северо-Западный филиал
г. Санкт-Петербург

Е.Б.Кузнецова
ООО "ВИРУ РИНГ"



Категория: Организация строительства | Добавлено: 2010-07-17
Просмотров: 33514 | Рейтинг: 2.8/5
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Copyright MyCorp © 2016
Поиск по сайту:
Каталог файлов:
Погода:

Курс валют:

Статистика:
Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100

сметное дело, технологические карты, примеры смет, индексы изменения сметной стоимости строительства, сметные нормы, технология строительства, стоимость строительства, сметные расценки, книги для сметчика, программы для сметчика, справочник сметчика, самоучитель сметчика, начинающему сметчику, инженер-сметчик